Положение о Совете по обеспечению беспристрастности
Совет по обеспечению беспристрастности (далее Совет) обеспечивает беспристрастность деятельности Органа по сертификации систем менеджмента (далее ОС).
1.1 Политика беспристрастности:
— высшее руководство органа по сертификации принимает на себя обязательства по обеспечению беспристрастности при сертификации (инспекционном контроле) систем менеджмента качества Заказчиков. ОС публично заявляет о том, что понимая важность беспристрастности при проведении работ по сертификации систем менеджмента качества, он управляет конфликтами интересов и гарантирует объективность своих действий по сертификации (инспекционном контроле) систем менеджмента качества;
— противодействие любым тенденциям, которые по коммерческим или другим соображениям могут препятствовать объективному и последовательному выполнению в соответствии с руководящими документами и должностными обязанностями сертификационных работ;
— обеспечение беспристрастности деятельности всего коллектива ОС;
— разработка конкретных рекомендаций по вопросам, затрагивающим доверие к сертификации систем менеджмента качества, включая открытость и восприятие общественностью;
— ежегодный анализ беспристрастности процессов аудита, сертификации и принятие решений ОС по результатам сертификации;
— доступность информации по обеспечению беспристрастности всем сотрудникам ОС;
— несение ответственности в случаях нарушения принципов беспристрастности;
— совершенствование политики в отношении беспристрастности деятельности ОС.
1.2 Угрозами нарушения беспристрастности могут быть:
а) собственная выгода: угроза возникает в случае, когда эксперт или Орган действуют в личных интересах. В случае сертификации угрозой беспристрастности является личный финансовый интерес.
б) анализ собственной деятельности (самоанализ): угроза возникает при анализе собственной работы человеком или органом. Аудит систем менеджмента заказчика, которому орган по сертификации предоставлял консультационные услуги, может стать такой угрозой, вытекающей из самоанализа.
в) близкие отношения (или доверительность): угроза может возникнуть в случае, если человек или орган находится в очень близких отношениях или слишком доверяет другому лицу вместо поиска свидетельств аудита.
г) запугивание: угроза возникает, если человек или орган воспринимаются как носители скрытой или открытой угрозы, такой как смещение с должности или сообщение надзорному органу.
1.3 Орган по сертификации определяет, анализирует и документирует возможности возникновения конфликта интересов, возникающие при проведении сертификации, включая конфликты, вытекающие из его взаимоотношений. Наличие взаимоотношений не обязательно вовлекает орган по сертификации в конфликт интересов. Однако, если взаимоотношения создают угрозу для обеспечения беспристрастности, орган по сертификации должен документально оформить и суметь продемонстрировать, как он устраняет или минимизирует такие угрозы. Данная информация должна быть доступной совету. Демонстрация должна охватывать все выявленные потенциальные источники конфликта интересов как в рамках органа по сертификации, так и в деятельности других лиц, органов или организаций.
Примечание – Отношения, представляющие угрозу для обеспечения беспристрастности органа по сертификации, могут быть связаны с собственностью, управлением, менеджментом, персоналом, распределением ресурсов, финансами, договорами, маркетингом и комиссионными платежами или другими мотивами по отношению к новым заказчикам, и т. п.
— представитель ОС — руководитель ОС — представляет интересы органа и документацию. Участвует в работе Совета без права голоса;
— сотрудник ОС — эксперт по сертификации СМК, не принимавший участия в работе комиссии по сертификации конкретного Заказчика;
— привлекаемый эксперт по сертификации продукции и услуг;
— представители заинтересованных сторон;
— независимый эксперт по сертификации систем менеджмента качества.
Состав Совета назначается руководителем ОС.
Председатель Совета избирается открытым голосованием членов совета.
Количество членов совета нечетное.
Совет обязан:
— быть беспристрастным в своей деятельности;
— способствовать обеспечению беспристрастности деятельности всех сотрудников ОС;
— противодействовать всем обстоятельствам, препятствующим объективному и независимому выполнению работ по сертификации систем менеджмента всеми сотрудниками;
— принимать участие в формировании политики и рекомендаций ОС в отношении беспристрастности;
— давать консультации сотрудникам ОС по вопросам беспристрастности;
— обладать высокой квалификацией и компетентностью в области сертификации систем менеджмента качества;
— быть примером по беспристрастности в выполнении служебных обязанностей;
— нести ответственность за обеспечение сотрудниками ОС требований по беспристрастности;
— предпринимать необходимые действия в случаях нарушения сотрудниками ОС, включая руководство, требований по беспристрастности, учитывая при этом обеспечение конфиденциальности к деятельности Заказчиков и других организаций, имеющих отношение к деятельности ОС;
— проводить заседания Совета 1 раз в год и при возникновении необходимости.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕСПРИСТРАСТНОСТИ
- Совет проводит совещания один раз в год в начале года для проведения оценки работы ОС (с точки зрения соблюдения принципов беспристрастности) за прошедший год.
- Представитель ОС представляет документы Совету по проведению сертификационных аудитов за прошедший год.
- Совет рассматривает порядок оформления таких документов как: распоряжение о создании комиссии и делает вывод о ее компетентности, акты аудитов, планы аудитов, выявленные несоответствия (уведомления), результаты корректирующих действий по ним со стороны сертифицируемых предприятий.
Возможно заслушивание аудиторов, проводивших оценку соответствия (выборочно, по требованию Совета).
- В ходе анализа проведенных работ по сертификации рассматриваются следующие вопросы:
— совершение аудиторами действий по оценке соответствия в объективной манере без какого-либо предубеждения. Может применяться опросный лист, высылаемый на предприятие Заказчика, для оценки работы аудитора со стороны клиента (осуществление обратной связи);
— выявление как существующих, так и потенциальных конфликтов интересов и выполнение действий по их устранению, гарантирующих объективность;
— независимость органа оценки соответствия, а также лиц, выполняющих действия по оценке соответствия, от любой другой организации или лица, имеющего интерес от результата этих действий.
- В виду возможной угрозы беспристрастности, заключающейся в общем случае в:
— наличии интереса, например, в силу зависимости по служебному контракту, или опасение относительно потери клиента, или боязнь утраты работы до такой степени, которая негативно влияет на объективность выполнения действий по оценке соответствия;
— проведения сертификации, когда орган оценивает результаты предоставленных им самим ранее услуг консультирования;
— дружеских отношений с представителями (руководства) сертифицируемой организации,
Совет делает соответствующие выводы, фиксируя их в Протоколе совещания Совета для
устранения или минимизации таких рисков.